為加強中國煤礦文化宣傳基金會(以下簡稱“基金會”)檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為基金會發展服務，特制定本制度。

第一條 基金會檔案，是指基金會從事文化藝術以及其他各項活動直接形成的對基金會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第二條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條 文件材料的收集管理

1、基金會指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交秘書長審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交秘書處備案。會議文件由秘書處收集。

第四條 歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、基金會對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、基金會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、基金會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、基金會職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、基金會的大事記及反映基金會重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第五條 歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第六條 電子檔案管理

1、檔案員應及時對電子檔案進行登記、建帳，同時建立機讀目錄，并注明其所在的光盤編號及文件名。

2、每年應對歸檔電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。如網絡系統擴充或系統設備更新，應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性，如不兼容，應及時對歸檔電子文件進行遷移。

3、儲存電子檔案的光盤應放入盒中存放。歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射。

4、超過保管期限的歸檔電子文件的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規定執行。對確認銷毀的歸檔電子文件進行邏輯和物理刪除，并列出銷毀歸檔電子文件目錄存檔備查。

第七條 檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護基金會檔案的完整與安全。

4、對于機密檔案，必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

第八條 本制度即日起開始執行。